Politiques de confidentialité
Objectif de la politique
L’Association des médecins psychiatres du Québec (« AMPQ ») est soucieuse de la protection de votre vie privée et des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise ou communique à des tiers à l’occasion de ses activités.
La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont l’AMPQ protège les renseignements personnels qu’elle détient, et ce, afin de tenir compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) et de toutes autres lois et règlements applicables en ce domaine. Elle ne s’applique pas aux renseignements qui ont un caractère public.
Renseignements Personnels
Un renseignement personnel est un renseignement pouvant servir, seul ou avec d’autres renseignements, à identifier une personne. En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées au travail, notamment votre nom, titre ou poste, votre adresse professionnelle ou encore votre numéro de téléphone au travail.
Dans le cadre de votre relation avec l’AMPQ, il se peut que vous soyez appelé comme employé, comme membre ou ancien membre de l’AMPQ ou à titre d’étudiant ou résidents en médecine, à fournir certains renseignements personnels qui vous concernent.
L’AMPQ s’assure que ses employés, ses membres, mais aussi les tiers avec qui elle fait affaire (prestataires de services, consultants et partenaires) protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, et ce, quelle que soit la nature de leur support ou la forme sous laquelle ils sont accessibles. Ainsi :
- À travers le code d’éthique des engagements de confidentialité sont signés par les employés de l’AMPQ à leur embauche et annuellement par la suite;
- des formations sont dispensées sur une base régulière pour sensibiliser les employés de l’AMPQ à la protection des renseignements personnels, incluant le fait de ne pas utiliser communiquer ou partager vos renseignements personnels sans votre consentement ou sans y être autorisés par la loi;
- des ententes (mandat, contrat de services ou d’entreprise) sont conclues avec les personnes ou organismes à qui nous communiquons des renseignements personnels afin d’assurer leur protection.
Données relatives aux employés ou au statut de membre de l’AMPQ :
- Vos coordonnées comme votre nom, votre adresse domiciliaire, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel;
- Votre date de naissance, votre sexe, votre numéro d’assurance sociale;
- Vos antécédents médicaux;
- Vos renseignements financiers;
- Des renseignements sur une tierce personne à contacter en cas d’urgence; ou
- toute autre donnée permettant raisonnablement de vous identifier.
À votre adhésion en tant que membre ou à votre accès au compte :
- L’adresse IP de l’ordinateur avec lequel vous vous connectez au site internet, cependant, aucun lien n’est établie pour vous identifier.
Fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels
- L’AMPQ recueille, utilise et communique des renseignements personnels aux fins déterminées au moment où l’information est recueillie ou selon ce qui est permis ou exigé par le droit applicable, y compris pour les fins suivantes :
- La prestation de services à ses membres;
- L’identification de ses membres et la mise à jour de ses bases de données;
- La formation offerte à ses membres;
- La prévention et détection de la fraude;
- Mesurer l’achalandage – personnaliser / améliorer la navigation sur le site Internet de l’AMPQ;
- L’application des ententes avec le MSSS.
Nous vous informons des fins pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels. Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies.
Plus spécifiquement, et de façon non limitative, nous recueillons vos renseignements personnels pour les fins suivantes :
- Créer des dossiers à l’embauche (registre RH, adhésion aux assurances collectives, registre de paie, etc.) et y apporter des modifications, le cas échéant;
- Permettre les adhésions aux médecins membres de l’AMPQ;
- Procéder à la désignation de médecins spécialistes tel que prévu aux ententes à cet effet;
- Vous identifiez et communiquer avec vous;
- Vous transmettre des publications de l’AMPQ;
- Traiter votre inscription à des formations ou à des activités de l’AMPQ;
- Vous protéger contre la fraude et les erreurs;
- Nous conformer aux exigences légales et gouvernementales; et
- répondre à toute autre fin pour laquelle vous avez fourni vos renseignements ou donné votre consentement.
Moyen de la collecte
-
- Formulaire d’inscription – papier, électronique
- Applications mobiles, réseaux sociaux, cookies …
- Contact avec nous
Nous recueillons des renseignements personnels, notamment, des sources suivantes :
- Directement auprès de vous, essentiellement à l’embauche ou lors de votre adhésion en tant que membre, par le biais de :
- Formulaires;
- Sondage;
- Autres communications (courriel, lettre, etc.);
- Auprès de tiers, notamment :
- Lorsque vous autorisez à l’AMPQ à cet égard;
- Lorsque vous avez désigné toute personne à agir en votre nom en vertu d’une procuration ou autorisation légale;
- Lorsque vos renseignements proviennent d’organismes gouvernementaux, de registres publics et de sources ouvertes telles que l’Internet, les applications mobiles et les médias sociaux;
- Lorsque la loi leur permet ou les oblige.
Aucun renseignement personnel n’est généré en arrière-plan à travers les témoins (cookies) du site Internet de l’AMPQ.
Consentement (collecte, utilisation et communication)
L’AMPQ a l’obligation d’obtenir votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à des tiers.
L’AMPQ utilise uniquement vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
En aucun cas, l’AMPQ n’utilisera vos renseignements personnels à toute autre fin qui n’aurait pas été préalablement prévue ni ne les communiquera sans votre consentement à moins qu’elle y soit autorisée ou tenue de le faire en vertu de la législation applicable.
Les personnes suivantes pourront notamment avoir accès à vos renseignements personnels :
- Les personnes qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions: par la nature des tâches qui leur sont assignées, ils peuvent avoir accès à vos renseignements personnels et à d’autres renseignements confidentiels. L’AMPQ a mis en place des mécanismes internes afin d’assurer que chaque personne n’ait accès qu’à des renseignements nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Ces personnes sont notamment tenues en vertu du Code d’éthique de l’AMPQ de préserver la confidentialité de ces renseignements.
- Des tiers fournisseurs de services: notamment des prestataires de paye, d’assurance groupe, ou de formation;
- Agences gouvernementales : telles que Revenu Canada, Service Canada ou Revenu Québec;
- Toute autre personne ou entité que vous désignez;
- Toute autre personne ou entité que la loi le permet ou l’exige.
Par exemple, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec nos partenaires aux fins d’une prestation de services que vous avez demandé (c.-à-d. administration, tarification, acceptation de votre demande d’assurance).
Retrait du consentement
En tout temps, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à ce qu’on utilise et divulgue vos renseignements personnels ou encore refuser de participer à certaines utilisations et divulgations, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Si vous souhaitez retirer ou modifier votre consentement, veuillez vous adresser à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont le nom et l’adresse figure ci-dessous.
[email protected] ou par courrier à l’adresse suivante : 2, Complexe Desjardins, porte 3000, C.P. 216, succursale Desjardins, Montréal, QC, Canada, H5B 1G8
Durée de conservation
Nous conservons vos renseignements personnels que pour le temps nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente. La durée varie selon la nature du renseignement.
Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ont été accomplies, l’AMPQ détruit ce renseignement personnel de manière confidentielle et sécuritaire.
Mesures de sécurité
L’AMPQ protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité propres à assurer leur protection, qui varient selon la nature du renseignement et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Ces mesures relèvent notamment du milieu physique, de la technologie et de l’organisation interne et comprennent, sans s’y limiter, la restriction d’accès aux bureaux physiques, le déchiquetage de documents, la protection par mot de passe, le chiffrement des bases de données, l’installation de pares-feux, la restriction de l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions et la formation des employés sur la protection des renseignements personnels et la cybersécurité.
Accès et rectification de vos renseignements personnels
Pour consulter vos renseignements personnels ou en obtenir une copie, rectifier vos renseignements personnels incomplets ou erronés, cesser la diffusion de vos renseignements personnels ou désindexer tout hyperlien donnant accès à vos renseignements personnels, veuillez soumettre une demande écrite à notre responsable des renseignements personnels, à l’adresse indiquée ci-dessous, ou remplir le formulaire disponible sur notre site Web.
Vous pouvez aider l’AMPQ à faire en sorte que vos renseignements personnels soient exacts en nous avisant de tout changement qui y est apporté. Vous pouvez également accéder à votre profil dans la section « Connexion membre » afin de vous assurer que les renseignements personnels qui s’y trouvent soient à jour et exacts.
Dans le cas d’une demande ou d’une plainte qui concerne les politiques ou les procédures que l’AMPQ a adoptées à l’égard du traitement des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse ci-dessous.
Si nous découvrons qu’il y a eu atteinte à nos mesures de sécurité et qu’il en découle un risque réel de préjudice à votre endroit, nous communiquerons avec vous, à moins que la loi ne l’interdise.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Martine Dériger
2, Complexe Desjardins
Porte 3000, C.P. 216, succursale Desjardins
Montréal (Québec) H5B 1G8
[email protected]
Site Web et communications électroniques
La Politique de confidentialité du site Web et des communications électroniques de l’AMPQ fait partie intégrante de la présente politique et régit la manière dont l’AMPQ recueille, utilise et communique les renseignements personnels que vous pouvez communiquer en utilisant le site Web de l’AMPQ et dans le contexte des publications, bulletins et annonces électroniques de l’AMPQ.
Modification
Les lois sur la protection de la vie privée changent rapidement; par conséquent, il se peut que la présente politique soit modifiée par l’AMPQ, à sa seule discrétion, sans préavis et sans que la responsabilité de l’AMPQ ne soit engagée envers vous ou une autre personne. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par l’AMPQ seront régies par la version en vigueur de la présente politique.
